Potřebujete schopnou asistentku? „Půjčte si“ PROFI asist

Anna Jandová | 5. 8. 2020 | Vstoupit do diskuze

PROFI asist se stará o veškerou administrativu, umí pracovat s Partners systémy, zná způsob práce svého nadřízeného a má jasnou představu o přidané hodnotě naší služby. Jde o plnohodnotného, nenahraditelného člena týmu, který pomáhá s péčí o klienty, s chodem kanceláře i při vedení týmu. K tomu všemu směřuje i zaškolovací cyklus, jenž centrála pravidelně pro PROFI asist otevírá.

Abychom podpořili spolupráci PROFI asist a PROFI šéfů, přicházíme se dvěma novými, zásadními projekty. Ty nám pomohl vytvořit realizační tým, skládající se jak z lidí z centrály, tak ze samotných PROFI asist. Mezi členy patří Tomáš Haltmar, Jana Nejmanová, Michaela Marková, Martina Kochová a Anežka Vrbová. Všem výše jmenovaným patří veliké díky. Šli s kůží na trh a dali nám k dispozici své fungující systémy a materiály, které ve spolupráci se svými šéfy denně využívají, což umožňuje posunout spolupráce ostatních vedoucích a jejich asistentek zase o level výše.

Podpora spolupráce PROFI asistentek, servisních poradců a PROFI vedoucích

Jaké jsou přednosti tohoto projektu?

• PROFI asistentka je plnohodnotný člen týmu, pravá ruka svého šéfa. Aby tato spolupráce fungovala k oboustranné dlouhodobé spokojenosti, je třeba tomuto vztahu věnovat náležitou péči. Tento projekt napomáhá šéfům pracovat s jejich PROFI asistentkami tak, aby byly efektivní, spokojené a neodcházely při prvních neshodách. Učí je spolupracovat a především společně komunikovat. Zároveň jim ukazuje, že pokud se vše podaří, získají člověka, který se nestará pouze o chod kanceláře a dobrou kávu, ale může vést celý back office. Vedoucímu pak přibyde více času na obchod, případně na rozšiřování struktury. Má k sobě parťáka, na něhož se může 100% spolehnout.
• PROFI asistentkám tento projekt pomáhá více pochopit práci svého šéfa, mají možnost budovat si kariéru i dobré jméno. Také si uvědomí, že i jejich šéf je jen člověk a není třeba se ho „bát“. Oběma stranám se dostává podpory od centrály a „návodu“, jak tento pracovní vztah uchopit a plně využít.
• Víme, že již dnes existuje řada nástrojů, manuálů a postupů pro PROFI ASIST i jejich vedoucí, které usnadňují a urychlují práci na všech frontách. Z tohoto důvodu naleznete na WIKI nový článek, kde jsou všechny tyto podpůrné pomůcky shrnuty. Šéfové zde např. zjistí, jak komunikovat se začínající PROFI asist, co je zásadní si v úvodu vyjasnit a jak naplno využít její potenciál. PROFI asistentka tu narazí na různé sekce týkající se její pracovní náplně (jak na administrativu, péči o kancelář, organizaci akcí, seminářů, vzory pozvánek aj.).
• Řídíme se heslem: Proč vymýšlet vymyšlené a tvořit něco, co už je vytvořené a funguje v praxi? Inspirujte se tím, co existuje, je vyzkoušené a má pozitivní dopady na efektivitu práce vaší i celého týmu. Takže hurá do toho!

Sdílení PROFI asist a servisních poradců

Projekt sdílená asistentka je mj. příležitostí pro všechny vedoucí, kteří svoji PROFI asistentku či servisního poradce zatím nemají, a třeba ani netuší, jaké z toho plynou výhody. Základem takové spolupráce je, aby fungovala správně, proto se musí oba naučit vhodně komunikovat, definovat svoje potřeby, delegovat práci, zadávat úkoly apod. Ne každý vedoucí přesně ví, jak na to, a někteří si ani nepřipouští, že by mohli část povinností předat někomu dalšímu.

Proto vznikl projekt sdílená asistentka / servisní poradce, umožňující „půjčit si“ tyto plně fungující pracovníky, kteří vedoucímu ukážou přidanou hodnotu a odprezentují výhody této spolupráce nejlíp. „Je to skvělý nástroj, jak se připravit na výběr PROFI asist, jak si ujasnit, co od spolupráce očekávám, co bude obnášet a kolik mě bude stát,“ říká Jana Nejmanová, PROFI asistentka a členka realizačního týmu.

V nejbližší době na Wiki vyvěsíme seznam kompetentních asistentek, které stojí o spolupráci a jejichž šéfové s tím zároveň souhlasí. Pro asistentky to je příležitost k osobnímu rozvoji, rozšíření kompetencí, vyššímu příjmu a další vlně inspirace. A pro šéfa? Pro něho to může znamenat, že asistentka bude dostatečně využita a nebude odcházet do jiné společnosti kvůli tomu, že ji jeden člověk nedokáže dostatečně zaměstnat. Tuto myšlenku ocení zejména ti, kteří si vlastní asistentku na plný úvazek nemohou dovolit.

Co to přinese vedoucím

• Časový potenciál servisních poradců a PROFI asistentek bude využitý na maximum a zároveň adekvátně ohodnocen. Díky tomu nám kvalitní lidé nebudou odcházet jinam.
• Vedoucí si budou moci člověka na této pozici dovolit platit (např. zaplatí jen 1/2 úvazku či 1/3 v případě tří vedoucích).
• Ti, kteří zatím svou PROFI asist či servisního poradce nemají, si to mohou zkusit a získat tak svou vlastní zkušenost. Věříme, že pak budou chtít takového pomocníka také.
• PROFI asistentky či servisní poradci mohou vedoucímu pomoci nastavit systém fungování s novou asistentkou, naučit ji novou agendu a zaškolit.

Výhody pro PROFI asist a servisní poradce

• PROFI asist si vydělá peníze, které jí jeden šéf není schopen zaplatit, protože může mít pocit, že není 100% využitá, nebo na to prostě nemá dostatek peněz.
• Je to další způsob stabilizace, motivace, inspirace a osobního rozvoje.
• Různorodost práce, stylu vedení a komunikace předchází syndromu vyhoření.

Příklady činností, na které si PROFI asist či servisního poradce najmout

• PROFI asist pomůže při zapracování nové asistentky
• PROFI asist dokáže zastoupit na pobočce nebo v kanceláři v případě nemoci nebo nedostatku lidí
• Spolupráce s klienty
• Pomoc se zaškolením nováčka (systémy, trénink k supervizím)
• Využití ke kalkulacím
• Tvorba finančních plánů
• Organizace seminářů, konferencí a jiných akcí

Nově můžete sledovat inzerci PROFI asist na: https://www.partners.cz/kariera/profi-asistent/