Pod pokličkou etického výboru

Lada Kičmerová | 15. 6. 2010 | Vstoupit do diskuze

„Naposledy jsme vytvořili návrh oznamovacího kanálu, s jehož využitím může jakýkoli poradce upozornit, že se někde něco děje. Chceme v tomto nástroji zachovat autorovi anonymitu,“ říká Jiří RUNCZIK, jeden ze členů etického výboru Partners.

Co je smyslem a cílem etického výboru?

Cílem etického výboru je řešit věci, nad kterými nechceme zavírat oči. Prostě udržovat ve firmě dobrou atmosféru a mít čistí štít, i před klienty a veřejností. Do nynějška jsme fungovali v podstatě jako hasiči. Pokud se objevil požár, zapnuli jsme sirénu a frčeli na místo zásahu. Nicméně dovedu si představit, že v budoucnu by mohl etický výbor fungovat jako prevence požáru. Takže by oheň ani neměl začít hořet. Ale to je možná zatím vzdálená budoucnost. Protože k nějakým střetům bude asi docházet neustále.

Jak jsou voleni členové etického výboru?

Při vzniku myšlenky založit něco jako etický výbor (zhruba leden 2009) byli osloveni jednotliví ředitelé, aby za své týmy nominovali členy etického výboru. Jedním z těch, které Karel Maroušek v našem ředitelství oslovil, jsem byl i já. Nabídku jsem přijal. Tady by mohla být na místě otázka proč. Vzhledem k tomu, že moje finančnická historie sahá dále, než je historie Partners, tak si vážím zázemí, které v naší společnosti máme. A proto mi není jedno, co se v této společnosti děje. Pokud mám tedy možnost přispět k tomu, že Partners budou i nadále směřovat k vizi, se kterou vznikaly, tak rád přiložím ruku k dílu. Naši práci beru opravdu hodně srdcově, a není mi proto jedno, co dělám a kde to dělám.

Můžete shrnout nejdůležitější dosavadní výstupy etického výboru?

x Každopádně jsme došli k závěru, že tato instituce má uvnitř Partners smysl.

x Dále jsme si nastavili způsob fungování. Tedy čím se chceme zabývat, jaké budou procesy řešení jednotlivých případů a komunikační postupy uvnitř výboru.

x Sestavili jsme soubor parametrů u smluv, které sledujeme. Pokud jsou tyto parametry překročeny, tak se o smlouvy začneme zajímat. Zasíláme potom poradci dotaz k vysvětlení, proč smlouvu nastavil tak, jak ji nastavil.

x Vytvářeli jsme a dokončovali některé vnitřní předpisy Partners.

x Připravili jsme Etický kodex Partners – a jak je vidět podle některých stížností, klienti jej znají a berou jej vážně.

x A hlavně a především – děláme to, proč etický výbor vlastně vzniknul. Takže řešíme stížnosti poradců či klientů a zasahujeme tam, kde se děje něco, co se evidentně dít nemá.

Jaké typy kauz etický výbor například řeší?

Jsou to jakékoli případy, kdy by mohlo dojít jak k narušení klidného chodu uvnitř firmy, tak poškození dobrého jména u veřejnosti. Pokud se to týká interních záležitostí firmy, je to třeba zásah do portfolia jiného poradce, přetahování spolupracovníků, nepovolené metody náboru.

Pokud jde o poškození jména navenek, tam se objevuje nepovolená reklama, stížnosti klientů, kteří mají pocit, že nebyli adekvátně obslouženi, evidentně špatně provedená práce u klienta. Pak je to samozřejmě cokoli dalšího, co si zaslouží pozornost a přispěje k zachování dobrého jména.

Kdo a s čím se může na etický výbor obracet?

Zaslat námět k projednání může kterýkoli spolupracovník Partners. A to kdykoli, kdy má pocit, že se děje něco nepřístojného. Spolupracovník, který chce upozornit na nějakou konkrétní situaci, by měl poslat zprávu Tomáši Prouzovi nebo Michaele Vokurkové. U nich se veškeré informace scházejí a oni je řeší jako první. Případy, které nedořeší oni sami nebo jejichž navrhované řešení s námi chtějí zkonzultovat, se postupují k projednání na zasedání etického výboru. Řadu situací totiž vyřeší Tomáš s Michaelou sami.

Jak probíhá komunikace a jednání s poradci, kteří mají podnět nebo na které byla případně podána stížnost?

Napřed vše běží po linii Tomáš Prouza a Michaela Vokurková. Ti sbírají informace, kterými se zabýváme dál. Takže pokud jde třeba o spor dvou stran, jsou obě strany vždy vyzvány, aby vysvětlily ze své pozice danou situaci. To probíhá v mailové, popřípadě telefonické komunikaci. Tento mailový „rozhovor“, je potom přeposlán všem členům etického výboru, abychom měli možnost si vše prostudovat a udělat si o dané situaci před zasedáním detailnější představu.

Obě strany jsou pozvány na zasedání výboru, aby měly možnost vše ještě jednou objasnit osobně a my abychom měli možnost položit doplňující otázky a doladit si tak zbylé nejasnosti. Pokud se některá z pozvaných stran na zasedání nedostaví, ztrácí možnost se hájit, a je to tím pádem varianta „o nich bez nich“. Pokud bychom nepostupovali takto rázně, řešení některých případů by se neúměrně protahovalo. S rozhodnutím výboru jsou všichni zúčastnění seznámeni buď hned na místě, nebo následně mailem, protože z každého zasedání se posílá zápis.

Jaké kroky a nástroje etický výbor používá?

Předně vždy chceme získat maximum informací o řešené problematice. Takže jsou dotazováni a požádáni o vysvětlení všichni zúčastnění. Dále využíváme třeba skeny smluv z Prometea, pokud je to nutné, požádáme poradce třeba o naskenování poznámek z analýzy či poradenství. V zásadě používáme cokoliv, co je v mezích legislativních a morálních zákonů a pomůže nám situaci objasnit.

Po stránce sankcí je to například domluva, finanční pokuty, povinnost uhradit případná vzniklá storna, provedení nějakého konkrétního úkolu – například servis u klientů, pozastavení kariéry a to úplně nejtvrdší je ukončení spolupráce. Už i to jsme bohužel použili.

Můžete uvést nějaký konkrétní případ, kterým jste se na etickém výboru zabývali?

Teď hned si vybavuji konkrétně tři případy. V jednom případě se jednalo o poradkyni, na kterou si stěžovali klienti na centrále, že i přes opakovanou snahu se jí dovolat a několik zaslaných mailů se s nimi nespojila. Náprava již byla provedena a daná poradkyně dostala za úkol provést do dvou měsíců alespoň telefonický servis se všemi svými klienty.

Dalším případem byla nepovolená inzerce. Poradce si sám sestavil informační leták o tom, co pro klienty může díky spolupráci s Partners zařídit. A ten dále v poměrně masivní míře distribuoval. Říká se, že se má hodnotit alespoň snaha, ale tady nešlo ani to, kdybyste ten leták viděli, tak by vám z toho bylo horko.

A třetí případ, tomu jsem ani nechtěl uvěřit. Na základě informace doručené na centrálu, jsme odhalili poradce, který napsal smlouvu na neexistujícího klienta. Po bližší kontrole jeho produkce a vystronovaných smluv, se zjistilo, že takovýchto smluv vytvořil víc. Pak se zjistilo, že si takto doplňoval výkon pro udržení na SC. Mandátní smlouvu tohoto poradce jsme ukončili.

Jsou nějaké projekty, kterými se chce etický výbor do budoucna zabývat?

Jednoznačně děláme kroky ke zvýšení naší efektivity. To znamená, abychom se dozvěděli o co největším množství případů, které je potřeba řešit nebo by bylo minimálně vhodné se jimi zabývat. Proto jsme na posledním zasedání vytvořili návrh oznamovacího kanálu, kterým může jakýkoli poradce oznámit, že se někde něco děje. Chceme v tomto nástroji umožnit zachovat oznamovateli anonymitu. A to tvorbu tohoto nástroje výrazně technicky komplikuje, protože potřebujeme mít také možnost se oznamovatele doptat na případné doplňující informace. Těžko se můžete na něco doptat, když nevíte koho… Ale už i to se řeší. Takže uvidíme, jak to dopadne.

Je něco, co byste chtěl čtenářům vzkázat?

Berte prosím etický výbor jako jeden z nástrojů k udržení pořádku uvnitř firmy a dobré reprezentace na venek. Má nám všem pomoci udržet ideální pozici na trhu a zabránit tomu, že by mohlo dojít ke zkomplikování podnikání pod logem Partners. Já sám rozhodně nechci znovu zažít dobu, kdy jméno firmy komplikuje moje podnikání. Proto bych chtěl všechny požádat, dejte nám vědět, pokud zjistíte, že se někde děje, co se dít nemá. Pokud o tom budeme vědět, můžeme to řešit.

Tento rozhovor byl připraven do nového čísla tištěného JsmePartners, které vyjde příští týden.