Klientská data v komunikaci

22. 10. 2026 | Vstoupit do diskuze

Nedávné události ukázaly, že jakkoliv silná mohou být bezpečnostní opatření, nejdůležitější roli hraje v krizových momentech člověk. A zejména v digitální době stále více ovlivněné umělou inteligencí je lidský faktor to hlavní, co bude na konci dne rozhodovat o výsledku. Používejme proto svou intuici, zdravý nadhled a selský rozum vždy, když pracujeme s citlivými daty klientů.

Úřad pro ochranu osobních údajů přijal v roce 2025 celkem 392 hlášení o úniku osobních údajů. Je to nejvyšší počet od zavedení GDPR. Nemusí přitom jít o hackerský útok. Za velkou částí oznámení stojí obyčejná pracovní rutina: e-mail odeslaný nesprávnému adresátovi nebo ztracená složka s dokumenty.

Klienti nám svěřují své osobní údaje i důvěrné finanční informace — obojí si zaslouží maximální opatrnost. Důvěru přitom nemusí ohrozit jen velká chyba, ale i zdánlivá drobnost: e-mail odeslaný nesprávnému adresátovi nebo dokument přiložený bez rozmyslu. Nejde přitom o znalost paragrafů, ale o jednoduché každodenní návyky.

TIP: Naučte se v Outlooku používat službu Podržení (uložení) zpráv, která na krátkou dobu e-mail ponechá mezi Koncepty. To se hodí, když si po stisknutí tlačítka Odeslat uvědomíte, že jste například do těla e-mailu vložili něco, co tam nepatří, nebo ho omylem poslali jinému adresátovi.

Posílejte jen to, co je opravdu potřeba

Nejbezpečnější údaj je ten, který nikam neodejde. Než přiložíte do e-mailu nebo do online chatu celý dokument, zvažte, jestli nestačí jedna stránka nebo jediný údaj. Rodné číslo, číslo účtu ani zůstatek rozhodně nepatří do předmětu e-mailu, do názvu souboru ani do chatu, kam vidí další lidé. Když posíláte snímek obrazovky nebo klientovi něco ukazujete na monitoru, zakryjte vše, co k věci nepatří. Typicky jde o ostatní klienty v seznamu.

Stejné pravidlo platí i při vlastní prezentaci na sociálních sítích nebo třeba internetových blozích. Fotografie ze schůzky, reference nebo příběh úspěšně vyřešeného případu mohou být zajímavým obsahem, ale informace získané při práci s klientem nejsou automaticky určeny ke zveřejnění. A pozor! Klient ani nemusí být uveden jménem. Identifikovat ho někdy může i kombinace údajů, například povolání, lokalita, věk nebo konkrétní finanční situace.

TIP: Nespěchejte. Lidé mají nutkání dělit se zejména o své úspěchy okamžitě a pak přehlížejí důležitá fakta. Pokud nevíte, jak poznat citlivý osobní údaj, položte si vždy dopředu otázku: Je možné, aby se podle této informace (tváře, modelu drahých hodinek, SPZ vozidla, pracovního oblečení apod.) dal najít konkrétní člověk? Bude-li odpověď ANO, pak jde o citlivý údaj.

Hlídejte adresáta a kanál

Řada úniků nevznikne útokem zvenčí, ale obyčejným „poslal jsem to špatnému člověku“. Před odesláním si proto přečtěte řádek nahoře, nejen text dole. Našeptávání adres je zrádné. Soukromý e-mail, WhatsApp či Facebook, osobní cloud ani flashdisk nejsou pracovní nástroje. Nemáme nad nimi kontrolu a klientovi nedoložíme, kde jeho data skončila.

TIP: Citlivou přílohu vždy chraňte heslem a to sdělte dotyčnému jinou cestou, ideálně telefonicky nebo SMS zprávou. A e-mailovou adresu příjemce vyplňte až jako poslední krok poté, co si celou zprávu připravíte a pečlivě zkontrolujete.

K umělé inteligenci se chovejte jako k cizímu člověku

Umělá inteligence umí zkrátit zápis ze schůzky nebo pomoci s formulací e-mailu a byla by škoda ji nevyužít. Platí ale jednoduché pravidlo: do veřejných nástrojů nepatří jméno, kontakt, rodné číslo ani konkrétní čísla ze smlouvy. Než text vložíte, nahraďte údaje obecně, tedy „klient“ a „částka X“. Pracujte jen v oficiálních nástrojích, které firma schválila. Výsledek si vždy přečtěte. Umělá inteligence zní sebejistě, i když se plete, a odpovědnost za to, co odejde klientovi, zůstává na vás.

Vložením informací do externího nástroje nad nimi navíc můžete ztratit část kontroly. V závislosti na konkrétní službě mohou být data ukládána nebo dále zpracovávána jejím provozovatelem, a to i způsobem, který už nemáte pod dohledem.

TIP: Chápejte chat s AI jako rozhovor otevřený komukoliv na světě a podle toho se k němu chovejte – bavte se s ním v obecné rovině. Stejně jako se nesvěřujete se soukromými věcmi neznámému člověku na ulici, neprobírejte je ani s AI.

Když se stane chyba

Chybovat je lidské, vždy tomu tak bylo, je a bude. Důležitou schopností je ale umět se ponaučit, přešlapy neopakovat a možnou nejistotu vyřešit dotazem předem. Pokud už k chybě došlo (např. jste poslali dokument nesprávnému adresátovi, zveřejnili údaj o klientovi nebo zjistili, že se klientská data dostala tam, kam neměla), situaci co nejdříve oznamte. Pro jakoukoliv konzultaci související s nakládáním s klientskými daty pište na poverenecOU@partners.cz . Včasné oznámení nám umožní rychle reagovat a pomůže omezit případné následky.

Ochrana klientských dat stojí na našich každodenních návycích a pozornosti. Pamatujte, že na dodržování bezpečnostních pravidel i případné chyby nejste sami. Pokud si s čímkoliv nevíte rady anebo se cokoliv nepovede, včasným nahlášením můžeme společně předejít větším následkům.

 Text: Ondřej Husek, Viktor Fuka

Foto: Shutterstock