Jak se „peče“ konference

Zuzana Fendrychová | 12. 6. 2023 | Vstoupit do diskuze

Dostavit se na místo, v pohodě zaparkovat, zaregistrovat se, dát si kávu na probuzení smyslů, vyslechnout bezchybné prezentace přednášejících a vtipné glosy moderátora, pochutnat si na dobrém občerstvení a v saloncích se zájmem debatovat s kolegy. Tak by měla z pohledu účastníka vypadat vydařená konference. Aby byla akce úspěšná, je zapotřebí dlouhých měsíců detailních příprav.

Největší nápor a stres přinášejí samozřejmě poslední hodiny. „Cílová rovinka je vždycky nejnáročnější. Spát se člověku nedaří, protože je nervózní, zda je všechno připravené,“ říká event manažerka Lucka Wagnerová. Bez jejího pečlivého dohledu se v Partners neobejde žádná důležitá akce.

Výroční konferenci, která se koná v Konferenčním centu ve Zlíně už v úterý 13. června, začala připravovat v loňském září, hned po konci té loňské ve Fóru Karlín. Počet vyřízených e-mailů a telefonátů ani nedokáže vyčíslit: „Zájem je obrovský, spíš se lidé ještě ve velkém přihlašují, a to začínáme už zítra.“

Řečí čísel

„Samotná stavba techniky v sále zabere 13 hodin, demontáž po akci pak 4 hodiny,“ říká šéf techniků z produkční agentury BPR Jan Bašta. Mimochodem, BPR s Partners spolupracují už déle, zlínská konference pro ně bude již šestou společnou akcí.

Že je nutná dokonalá souhra všech lidí na „place“, dokazují i následující čísla:

• 16 lidí pracujících na stavbě, samotný průběh akce hlídá v den konání dalších 18 lidí, na demontáži se jich podílí 22
• Položeny jsou 2 000 metrů kabeláže
• Sál osvětluje 108 světel
• 52 m2 LED obrazovek
• Zarámováno je 81 rámečků s plaketami na vyhlašování
• Catering na den konání akce chystá 830 porcí jídla

Reportáž z průběhu konference přineseme v příštích dnech.