Moderně, elektronicky a snadno

Simona Mrázková | 26. 6. 2013 | Vstoupit do diskuze

Možná jste si všimli, že letní číslo Jsme Partners se nese v duchu elektronických aplikací. Jsou totiž cool, jsou in a usnadňují život jejich uživatelům. Jsme proto rádi, že můžeme představit nové aplikace, které jsou nebo ve velmi brzké době budou k dispozici. Novinka Personální manager vychází vstříc managerům, ale i samotným nováčkům. Druhou „bombou“, která k nám přichází z rukou týmu Operations, je Anakin, elektronická analýza.

Hlídejte si svého nováčka aneb Personální manager

Administrativa je denním chlebem finančního poradce a managera, aby se ho ale nepřejedl, přicházíme s elektronickou vychytávkou. Nový Personální manager usnadní práci manažerů při kontrole plnění všech administrativních povinností nováčků.

Dosud se všechny procesy spojené s přijetím nováčka řídily podle manuálu pro nováčky a managery, kteří krok po kroku plnili jednotlivé požadavky zahrnující přípravu dokumentů na supervizi, start-up školení, podpis mandátní smlouvy, získání živnostenského listu, registrací u České národní banky atp. „Kamenem úrazu však bylo, že jednotlivé potřebné dokumenty nebyly dostupné z jednoho místa, ale něco bylo na nástěnce, něco úplně jinde. S tím je teď konec,“ hodnotí situaci HR managerka Světlana Solařová.

Jdeme s dobou

Nová aplikace bude fungovat jako průvodce. Po přihlášení manager uvidí seznam všech dosavadních kroků nováčka a také, díky přehlednému schématu dodržujícímu časovou posloupnost jednotlivých kroků, ty, které nováčka teprve čekají. Podstatné je, že vše bude uspořádané a sestavené v časovém sledu. Některé dokumenty bude možné vyplnit přímo a elektronicky odeslat. Systém by měl pomoci jak managerům, tak i nováčkům. Právě ti ve svých začátcích čelí velkému tlaku administrativních povinností souvisejících s jejich budoucím povýšením, v případě neplnění daných povinností také s nepříjemnými sankcemi.

Personální manager bude nejprve obsahovat průvodce základními nezbytnými kroky, ale počítáme i s tím, že se bude postupně přizpůsobovat aktuální legislativě a také pokročilým funkcím. Po zahájení bude dostupný ve Fipu.

„Při vytváření aplikace jsme se snažili vcítit do kůže managera, který má pod sebou třeba i deset nováčků. Dokážeme si představit, jak těžké je ‚novou krev‘ uhlídat. Sestavili jsme všechny postupy tak, aby bylo nové rozhraní uživatelsky příjemné a obsahovalo množství naváděcích popisků. O konečnou podobu se zasloužil programátor Martin Procházka a celý projekt zastřešil a usměrnil Petr Bartoš,“ popisuje vývoj projektu Světlana Solařová a dodává: „Co je tedy hlavním přínosem? V každém případě usnadnění administrativy a ušetření času a peněz, protože systém ohlídá to, co dnes manager ale i nováček musí hlídat vlastní hlavou.“

DESET OTÁZEK PRO PETRA BARTOŠE

Ředitel úseku operations a člen představenstva Petr Bartoš se pochlubil s novým vytouženým přírůstkem do rodiny korporátních systémů Partners: elektronickou finanční analýzou nazvanou Anakin. Věří, že elektronická data poradcům ušetří čas, prostor i peníze.

1)       V čem je hlavní přínos této novinky?
Přínosů má elektronická analýza tolik, že je těžké vybrat ten „hlavní“. Pro poradce je dle mého názoru největším benefitem naprosto zásadní snížení administrativy. Jednou zadám data a celý proces je poté automatický, nemusím řešit znovuopisování do FiPu, nemusím se zabývat souhlasy, skeny analýzy atd.

2)       Do jaké míry elektronická analýza usnadní práci poradců?
Systém je navržen tak, že pokud jsem on-line, můžu s klientem elektronickou analýzu rovnou na místě potvrdit. Odcházím s tím, že jsem splnil zákonnou povinnost, že mám data uložena a vytvořena ve FiPu. O nic dalšího už se nemusím zajímat. Pokud jsem offline, po připojení k síti se data automaticky odešlou.

3)       Jak bude konkrétně vypadat proces prezentace a vyplňování, včetně podpisu klienta, elektronické analýzy? Co zůstane při starém a co ne?
Co se týká prezentace, snažíme se zachovat maximální možnost volby, aby poradce prezentoval naši službu způsobem, který jemu nejvíce vyhovuje. Používáte čistou A4, na kterou kreslíte? Používáte prezentátor? „Obrázkovou“ část analýzy? To vše bude možné. Podstatné je, že vlastní zadávání dat probíhá elektronicky přímo do počítače, bez nutnosti připojení k internetu, a poté co se k internetu připojíte, data najednou odešlete na server. Tam se vygeneruje dokument v PDF, ke kterému klient dostane e-mailem odkaz, ze kterého je dokument dostupný. Klient získá bezpečně prostřednictvím SMS přístupové heslo na speciální webovou stránku, kde PDF potvrdí (tj. „podepíše“) a tím se analýza uloží do FiPu.

4)       Jaká zařízení budou poradci moci pro elektronickou analýzu využívat?
Aplikace, kterou Centrála pro elektronickou analýzu připravuje, nazvanou Partners ANAKIN (ANAlýza Klientských INformací), funguje v rámci operačního systému Windows, takže v zásadě jakékoliv Windows zařízení. Primárně je ovšem určena pro notebooky, tedy ovládání myší a klávesnicí. Alespoň prozatím.

5)       Bude se nějakým způsobem elektronická analýza od té tištěné lišit?
Určité rozdíly budou, ale spíše minimální. Papírová analýza je problematická kvůli tomu, že je prostorově omezená, což je věc, kterou elektronická analýza vyřeší. V některých částech (finanční bilance, majetková situace atp.) poradce může do elektronické analýzy zadat více dat než do té papírové.

6)       Elektronický formulář řeší „tabulky“, ale co prezentační část?
Jak je řečeno výše, nechceme poradce v prezentaci naší služby nijak omezovat, takže forma prezentace je čistě na něm. K dispozici bude několik materiálů, například prezentátor tak, jak jej známe, či prezentátor ve zkrácené podobě, který je podobný prezentační části dnešní analýzy. Časem možná přibude prezentační část přímo do ANAKINa, ale to je zatím hudba budoucnosti. Platí ale, že součástí výstupu posílaného klientovi na mail bude i „obrázková“ část, ať to nejsou jen čistá data a klient se dozví, v čem spočívá jedinečnost naší služby.

7)       V tištěné verzi mají poradci prostor pro názorné vpisování různých informací, poznámek, názorných obrázků. Jak bude toto fungovat v elektronické verzi?
Při prezentaci služby je tato možnost zachována, pokud poradce použije zmíněný zkrácený prezentátor, může jej u klienta nechat včetně poznámek. Výsledný výstup samozřejmě z logiky věci žádné ručně psané poznámky neobsahuje, neboť je tvořen přímo na serveru.

8)       Skončí tedy časem „papírová analýza“?
Osobně si myslím, že doba čistě papírové analýzy končí, ale chápu, že jako ajťák nejsem úplně typickým příkladem. Pokud poradce chce či potřebuje použít papírovou verzi či pokud se klient necítí komfortně v situaci, kdy poradce ťuká do počítače, je možné papírovou analýzu použít. ANAKIN je dokonce možné použít i pro papírovou analýzu. Stačí pouze uvést, že analýza je papírová a nemá být posílána klientovi elektronicky ke schválení a lze ji použít pouze pro pohodlné zadání dat. Nic to ovšem nemění na tom, že pokud jde analýza kompletně papírová (tj. klient elektronicky nepotvrzuje), je nutné posílat analýzu na Centrálu k naskenování.

9)       Jak souvisí spuštění elektronické analýzy s vývojem aplikace pro iPady, na které pracuje tým P. Chmelaře?
iPad aplikace, kterou vyvíjí tým Petra Chmelaře, využívá naprosto stejnou infrastrukturu jako ANAKIN, a je tedy pouze jiným koncovým bodem, který poradce používá.  Liší se samozřejmě v tom, že je ušitá na míru tabletům (zejména v rámci ovládání) a hlavně v tom, že v sobě obsahuje i „prezentační“ část, díky níž je možné klientovi prezentovat programy dynamicky přímo na tabletu, nechat si ho „hrát“ s různými hejblátky, výpočty atd.

10)   Bude používání elektronické analýzy poradce něco stát?
ANAKIN je kompletně zdarma. Je to nástroj, který rozšíří množinu softwaru, kterou má k dispozici každý poradce Partners. Aplikace, kterou vyvíjí tým Petra Chmelaře, není vlastnictvím centrály, je vyvíjena komerčně a bude nutné si ji zakoupit.