Michal Holík: Time management

Jakub Zeman, Michal Holík | 13. 11. 2011 | Vstoupit do diskuze

Věnujete své práci maximum energie, a přesto se vám nedaří tak, jak byste chtěli? Příčinou může být špatná organizace času. Řešením jsou metody time managementu, které se zakládají na efektivním shromažďování a třídění myšlenek či úkolů a napomáhají ke zlepšení pracovních výkonů. Jedním z osvědčených nástrojů time managementu je metoda GTD neboli „Getting Things Done“. Její osvojení vám může pomoci stát se úspěšným finančním poradcem a manažerem…

Když jsem studoval, jako většina vysokoškoláků jsem měl ve svých věcech naprostý chaos. Relativně dlouhou dobu se mi dařilo v chaosu fungovat, ale v jistém okamžiku přišel zlom a já si uvědomil, že je načase dát věcem řád a systém. Začal jsem hledat metody a nástroje, které mi pomohou nejen efektivně plánovat a uspořádat mé aktivity a úkoly, ale také moje plány realizovat. Po pěti letech usilovného zefektivňování všeho jsem narazil na revoluční metodu. Byl jsem překvapen, že mě po tolika letech plánování dokáže ještě nějaká metoda takhle „překvapit“. Metoda s tajemnou zkratkou  GTD mi učarovala, a proto jsem ji začal nejen okamžitě používat, ale časem i školit.

Spojení písmen GTD je odvozeno od anglického „Getting Things Done“, které se překládá jako „mít vše hotovo“. Autorem této metody je americký kouč David Allen. Je postavena na několika jednoduchých principech, které jsou elegantně poskládané k sobě. Její přínos se dá shrnout do několika bodů:

1)  GTD vás vede k tomu, abyste zbytečně nenechávali žádné úkoly a položky kolem sebe bezprizorně ležet, ale naopak, abyste se jednoduše a rychle dokázali rozhodnout, jak se k jednotlivým věcem postavíte a jak je budete řešit.

2)  Tím, že zaujmete k věcem rychle postoj, můžete je jednoduše založit na správné místo. Tím udržujete svoje prostředí uspořádané a přehledné.

3)  Díky tomu, že mají věci své místo, můžete se vždy jednoduše rozhodnout, co dělat právě teď.

4)  GTD může být chápana rovněž jako antistresová metoda.

Lidský mozek má své limity

Problém není v našem mozku, ale v tom, k čemu a jak ho používáme. Mozek je geniální orgán, jehož prostřednictvím můžeme myslet a přemýšlet o věcech. Je ale výrazně méně spolehlivý při „myšlení na věci“. Určitě se vám stalo, že po celém dni v kanceláři spěcháte ke klientovi a ve chvíli, kdy už nastupujete do auta nebo autobusu, vaše hlava vám připomene, že jste si chtěli v kanceláři ještě něco okopírovat nebo vzít nějaké materiály. Proč to dělá? Měla na to celý den, ale ona si počká až na chvíli, kdy už s tím nemůžete nic dělat. Další problém je v tom, že většina lidí si svoji hlavu postupně „zanáší“ takovým způsobem, že je nenechá delší dobu soustředit se na důležitou činnost, natožpak večer v klidu usnout.

GTD vás vede k tomu, vytvořit si pár vstupních schránek, do kterých si můžete okamžitě zaznamenat vše, co se vám vybaví v hlavě. Nejen, že tím zásadním způsobem svoji hlavu pročišťujete a udržujete v klidu, ale systematickým tříděním těchto „inboxů“ vám nic neproklouzne. 

GTD je jako navigátor

Používáte-li v autě navigaci, možná si užíváte onu bezstarostnost z jízdy. Její přínos je v tom, že vás vždy včas upozorní na blížící se křižovatku i na to, jak se právě zachovat. Ani neřešíte, zdali na vaší cestě je křižovatek deset nebo sto padesát. Pokud máte spolehlivou navigaci a důvěřujete jí, nemusíte se stresovat z toho, kde zrovna jste ani za jak dlouho bude další odbočka. O to více si můžete užívat samotnou cestu a prostě se kochat. Plánovací nástroj GTD je takovou navigací ve vašich projektech a cílech. Vždy vás v čas a na správném místě upozorní „Co dělat právě teď?“. Další kouzlo je v tom, že vám na „křižovatce“ neříká, kam se chcete dostat, ale co přesně teď máte udělat. Kolikrát se podíváte do diáře a tam máte poznámku „Vyřídit hypotéku pro pana Nováka“. Vy nejste ale úplně ve formě a to poslední, o čem se vám chce nyní přemýšlet, je, co pro to konkrétně musíte udělat. Kdybyste místo toho ve svém diáři našli konkrétní pokyn „Zavolat do banky kvůli odhadu – HYPO p. Novák“, spíše takovou věc vyřídíte. 

Zpracujte do dvou minut!

GTD je plné zajímavých principů. Pravidlo dvou minut je na seminářích jedno z nejoblíbenějších, neboť dokáže člověka zbavit zbytečného stresu. Jednoduše vás vede k tomu, abyste drobné záležitosti vůbec neodkládali a nezapisovali do systému, ale pokud to jde, vyřídili je hned. Řada lidí je dnes zavalena množstvím drobných restů. Problém není v jednotlivých úkolech, ale v samotném množství, které jim už přerostlo přes hlavu. Jak funguje pravidlo dvou minut? Je třeba okamžitě zvážit, zda záležitost v daném okamžiku je realizovatelná, nebo ne. Položte si otázku: mohu úkol splnit hned (během následujících dvou minut)? Termín „dvě minuty“ samozřejmě není možné brát dogmaticky. Přesnější formulace by byla: „úkol, pro jehož realizaci mám všechny potřebné podklady“. Pokud náhodou nemůžete onu záležitost vyřídit ihned, zařaďte ji do podle kontextu do úkolů pro příští den.

Výsledek: splněné závazky

A co mám na této metodě nejraději já? Asi práci s kontexty. GTD je jediná metoda, se kterou jsem se setkal, jež využívá rozdělení vašich úkolů podle místa, kde danou věc chcete vyřídit, nebo nástroje, s nímž potřebujete věc vyřídit. Není nad to sednout si cestou ze semináře do auta, zapnout handsfree a otevřít seznam úkolů s kontextem „TELEFON“. Pravě zde naleznu všechny telefonáty, které mohu vyřídit napříč všemi projekty a cíli. A pak už stačí jen vyřizovat a odškrtávat jeden úkol za druhým. Stejně tak vám může ulehčit orientaci ve velkém množství závazků kontext „KANCELÁŘ“  nebo „POČÍTAČ“. Takových principů je v GTD celá řada. Pokud si vás některá část metody nezíská nebo je na vás příliš složitá jako celek, jednoduše si vyberete jen to, co je pro vás užitečné. Někdy i drobné věci mohou napomoci velkým výsledkům…